逢年過節的賀卡，或是商演活動的邀請函，你總是在「署名」的地方，逐一更改客戶、廠商的稱謂跟地址嗎？
那些電費通知單、信用卡帳單、學校成績單，到底是怎麼快速製成的呢？
本文將帶你 3 分鐘快速學會 Word 合併列印，用更快速的方式製作標籤、處理大批資料輸出，告別過去土法煉鋼的作業模式！
文件合併列印步驟
標籤合併列印步驟
什麼是合併列印？
Word 合併列印功能，是透過讀取 Excel 清單，快速完成 Word 表格中所有想要更改的欄位。在製作大量不同署名的邀請卡、喜帖、信封、通知單等，都能夠迅速的一鍵完成。
Word 文件合併列印教學，逐步教你怎麼節省時間！
我們以寄發「通知單」為例，進行 Word 合併列印的操作教學，可以分為簡單的四個步驟：
步驟 1 ：建立 Word 表格
首先，要先確認最終要呈現的通知單樣式，在「後續需要進行修改、調整」的地方，做上記號：
- 這個步驟是為了讓下一步製作 Excel 清單時，更能夠掌握「需要哪些資訊」。
步驟 2 ：建立 Excel 清單
打開 Excel 後，將剛才所需要的資訊，製作成 Excel 的清單。
- 在這個步驟中，除了建立清單，還可以利用 Excel 的計算功能，進行數字的運算。
步驟 3 ：回到 Word 進行合併列印的「導入」設定
在進行這個動作之前，請務必先將 Excel 進行儲存後關閉，再回到 Word 檔案。
點選 Word 上方的「郵件」，並找到「啟動合併列印」的選項：
並且選擇合併列印中的「逐步合併列印精靈」：
在 Word 右手邊會出現「合併列印設定」的視窗：
- 選擇「信件」，點選「下一步：開始文件」。
- 選擇「使用目前文件」，點選「下一步：選擇收件者」。
- 點擊「瀏覽」。打開儲存 Excel 檔案的位置，並選擇「要導入資料的 Excel 檔案」
在選取表格的部分，假如有使用 Excel 分頁進行其它資料統計，要記得在這裡，要選擇的是「要導入的資料工作表」。
在顯示「合併列印收件者」的視窗時，也可以再確認是否有導入正確的工作表。
注意事項：在這個步驟中完成後，基本上我們就完成 Word 合併列印的導入作業。但如果在執行前，沒有事先將 Excel 關閉，那麼「瀏覽」並且選取 Excel 檔案的階段，很可能就會造成讀取失敗哦！
按下確認後，同樣在 Word 上方的「郵件」，點選「插入合併欄位」的選項，就會發現剛才在 Excel 建立的項目名稱。
接下來只要逐一將各個項目，帶入對應的欄位中，就完成合併列印的導入了！
步驟 4 ：在 Word 進行合併列印的「匯出」設定
在前面完成合併列印的導入作業後，接著進行最後的匯出設定。
同樣是 Word 上方的「郵件」，點選「預覽結果」。
在 Word 表格內，就會出現 Excel 清單的內容。
想要看下一筆資料，只需要點選「向右的箭頭圖示」，即可看到下一筆資料，相關的欄位，也會跟著更新。
最後，也可以透過上方「完成與合併」的選項，可以選擇「列印文件」一次列印所有文件。
或是選擇「編輯個別文件」，Word 就會將 Excel 清單內的數筆資料，呈現在同一個檔案上。
注意事項：要特別留意的是，後續如果移動了 Excel 檔案原本儲存的位置，在打開 Word 時，會因為讀取路徑改變，而讀取不了檔案。假如有這樣的情況發生，只要再回到第三步驟，重新進行導入即可！
Word 標籤合併列印教學，教你快速大量製作標籤！
許多常見的標籤，像是信件上的收件人、產品標示成分的貼紙、商品的條碼等，也可以透過合併列印的方式，快速製成。以下我們以「郵寄信件」為例，分為簡單的三個步驟：
步驟 1 ：建立 Excel 清單
首先，我們在 Excel 的表單中，登打需要的內容：
步驟 2 ：到 Word 進行合併列印設定
點選 Word 上方的「郵件」，並找到「啟動合併列印」的選項，選擇「標籤」：
隨即就會彈跳出「標籤選項」這個視窗，也會看到裡面有許多內建的格式：
如果沒有符合自己想要的尺寸，可以選擇下方的「新增標籤」，進入到標籤設定的視窗：
在標籤高度、寬度的部分，都可以按照自己所需要的進行調整。也別忘了修改「標籤名稱」，以便後續需要再次列印時，就可以從標籤設定中的「標籤編號」中找到：
設定完成後，在上方的「版面設置」中，點選「檢視格線」：
原先空白的檔案，就可以看到每張標籤了：
步驟 3 ：繼續在 Word 進行合併列印的「標籤資訊導入」
同樣在 Word 上方的「郵件」，找到「選取收件人」的選項，選擇「使用現有清單」：
打開儲存 Excel 檔案的位置，並選擇「要導入資料的 Excel 檔案」：
就會看到已經建立好的檔案，點選「確定」。
接著在 Word 上方的「郵件」，點選「插入合併欄位」的選項，就會發現剛才在 Excel 建立的項目名稱。
在第一格導入需要的資訊後，複製第一格的內容，貼在每格的「Next Record（下一筆）」之後，如下圖：
完成後可以依照自己的需求，到「版面設置」中，進行「排版」設定：
在 Word 上方的「郵件」，點選「預覽結果」，就會看到資料全數導入。
最後透過上方「完成與合併」的選項，選擇「列印文件」一次列印所有標籤。
Word 合併列印教學：其它延伸問題 Q&A
Q1：使用 Word 合併後，金額的逗點不見了？怎麼設定金額的「千位數」？
同時按住鍵盤的「alt」+「F9」，即可進入下圖設定：
在金額欄位內，輸入「\###,###」。
這邊要特別注意的是，輸入的斜線與 # 字號，都必須是半形，並且要打在｛｝框格內哦！
完成輸入後，按一下鍵盤的「F9」，最後按同時按住鍵盤的「alt」+「F9」，就完成了。
Q2：使用 Word 合併精靈後，日期要怎麼設定？
與設定金額的方式相同。
同時按住鍵盤的「alt」+「F9」，進入設定。
但這次要輸入的是「\@YYYY 年 MM 月 DD 日」，同樣要留意使用半形及大寫。
完成輸入後，按一下鍵盤的「F9」，最後按同時按住鍵盤的「alt」+「F9」，就完成了。
Q3：文件完成合併列印之後，卻發現上下左右的邊邊，有些文字內容印不出來時怎麼辦？
由於印表機都內建有不同的列印邊界，距紙張邊緣約 0.67cm-1cm 不等，而在此邊界內的文字內容將無法印出，因此若發現執行合併列印之後所列印出來的文件，位於邊緣的文字內容無法顯示時，可嘗試以下方法：
- 善用空白鍵移動文件位置。
- 縮小字體。
- 調整印表機設定之列印邊界。
- 若是合併列印後需使用三用電腦標籤等進行列印，可選擇已預留邊界之電腦標籤貼紙。
另外，我們也可以善用預覽列印，除了可以預覽列印效果之外，也能及時掌控列印品質。
Q4：如果我還是不太會操作合併列印怎麼辦？
可參考以下的教學影片。
合併列印快速解決你的困擾，增加文書作業的效率與正確性！
Word 合併列印能夠快速解決寄發邀請卡、通知單、收據、信件時，逐一更改每筆資訊的困擾，增加文書作業的效率，並且透過在 Excel 先進行清單式的整合，也有助於核對每筆資訊的正確性，降低錯誤率。
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參考資料
- 進階使用合併列印
- 使用 Excel 試算表合併列印
- 如何使用在 Word 中的合併列印功能，及使用 Excel 工作表之資料的列印套印信件
- 阿玉教學網- 15 標籤合併列印
- Word 結合 Excel 資料合併列印教學，大量製作標籤、信封或信件